ŠTA JE USPJEŠAN PROJEKAT?
Kao projekt menadžeri, jako je teško pronaći pravi balans između ispunjavanja želja klijenta, prihvatanja novih zahtjeva za promjenama na software-u, održavanja niskog nivoa troškova, držanja striktno slova Ugovora, trošenja više ili manje vremena na analize, usklađivanje sa projektnim rasporedom itd.
Ključni prioritet za uspješan projekat je onboard* krajnjih korisnika u zadatom vremenskom okviru i u planiranom budžetu. Kada projekat ne uspije, najčešće su glavni razlozi da je potrošeno previše vremena ili je koštao previše novca.
Ostati u vremenskim i budžetskim okvirima su glavni elementi kreiranja plana implementacije software-a. Sve ostalo je sekundarno:
- Razvijanje dodatnih zahtjeva nije prioritet
- Zadovoljstvo krajnjih korisnika u toku procesa implementacije nije prioritet, bitno je zadovoljstvo urađenim na kraju
Razvijanje specijalnih zahtjeva ne pomaže projektu
Dodatna prilagođavanja uvijek kreiraju dodatne troškove i razvlače projekat implementacije, nekada čak i do tačke kada rizikujemo uspjeh čitavog procesa. U prilog tome, dodatno programiranje nužno dovodi do tog da će kupac imati troškove u budućnosti u formi složenijeg održavanja i troškova ažuriranja.
Svako prilagođavanje se možda čini jednostavno i jeftino. Međutim, kompleksnost projekta raste eksponencijalno a ne linearno u odnosu na broj zahtjeva za dodatno prilagođavanje software-a.
Projekat implementacije je uspješan ukoliko je dostavljen na vrijeme i u budžetu. Dodatno programiranje kako bi se realizovali naknadni zahtjevi kupca ne čine projekat uspješnim, ali je nekad neophodno kako bi se u software-u podržala osnovna djelatnost klijenta.
Zadovoljstvo klijenta nije koristan KPI**
Zadovoljstvo klijenata nije dobra mjera uspješnosti projekta. Kao prvo, ono evoluira u različitim fazama projekta. Drugo, svaka osoba koja radi za klijenta može imati drugačija očekivanja, npr: krajnji korisnik želi dodatne mogućnosti na software-u, ali upravni odbor želi da projekat bude završen u dogovorenom vremenskom roku i u planiranom budžetu.
Fokusiranje na zadovoljstvo kupaca odvraća pažnju projekt menadžera od glavnih ciljeva implementacije. Mi ćemo definitivno prije izabrati trenutno nezadovoljstvo klijenta (jer su imali žustriju diskusiju oko kompleksne odluke) nego da prebacimo krajnji rok implementacije. Nezadovoljstvo je svojstveno svakom projektu.
Iako zadovoljstvo kupca nije cilj tokom same implementacije, i dalje je dobar način da procijenite motivaciju krajnjih korisnika.
Iz tog razloga, koristimo povremeno ispitivanje krajnjih korisnika, kako bismo vidjeli ko od njih zahtjeva više pažnje.
Prodavanje dodatnih usluga prije završetka implementacije nije prioritet
Mi vjerujemo da prodaja dodatnih usluga nikada ne bi trebalo da bude prvobitni cilj. Rast naše kompanije baziramo na rezultatima kvalitetne usluge ili srećnih kupaca (u idealnom slučaju oba). Zaista mislimo da je bolje rasporediti rad na projektu na manje radnih dana, bez dodavanje skrivenih troškova i dodatnih sati rada. Ne samo da to smanjuje rizik neuspjeha projekta, nego nas čini konkurentnijim na tržištu.
Imati dobar tempo rada kroz projekat je velika prednost pri dobijanju novih klijenata.
Da zaključimo, za postizanje održivog rasta, moramo se fokusirati na uspjeh projekata na duže staze.
*onboarding (engl.) je proces upoznavanja i uvođenja novih korisnika u software kako bi što bolje razumjeli kako će im naš proizvod pomoći da ispune svoje ciljeve.
**KPI (engl. Key Perfomance Indikator) je mjerna vrijednost koja pokazuje koliko efektivno kompanija dostiže ključne poslovne ciljeve.